Dagsorden og referat for forældrebestyrelsen

Hvad skal en god dagsorden indeholde?

Dagsordenen er bestyrelsens fælles forberedelse. Den skal fortælle hvert medlem, hvad der skal ske på mødet, og hvad de skal have tænkt over hjemmefra. De fleste bestyrelser har faste punkter i samme rækkefølge hver gang:

1. Godkendelse af dagsorden
2. Godkendelse af referat fra sidste møde (hvis det ikke er godkendt på mail)
3. Nyt fra lederen – fx personale, børnetal, budget og nyt fra kommunen
4. Nyt fra formanden – fx høringer, henvendelser og fællesbestyrelse
5. Sager – til beslutning, drøftelse eller orientering
6. Lukkede punkter – kun hvis der er nogen (se nedenfor)
7. Eventuelt – kun korte ting; intet kan besluttes under eventuelt
8. Næste møde og punkter til næste gang

Hver sag får en kort overskrift og tre oplysninger: hvad punktet er (beslutning, drøftelse eller orientering), hvem der fremlægger, og en kort baggrund på to-tre linjer. Skal der træffes en beslutning, så skriv et forslag til beslutning. Så ved alle, hvad de siger ja eller nej til. Læg bilag ved, og sæt gerne minutter på hvert punkt.

Kig i bestyrelsens årshjul, når I laver dagsordenen. Så kommer budget, læreplan, principper og forældremøde på i god tid.

Frister: hvornår skal dagsordenen ud?

Dagtilbudsloven fastsætter ingen frist for indkaldelse eller dagsorden. Reglerne for bestyrelsens arbejde står i styrelsesvedtægten, som kommunalbestyrelsen fastsætter (dagtilbudsloven § 16, stk. 1). Selvejende og udliciterede institutioner har deres egen vedtægt (§ 16, stk. 2 og 3), og privatinstitutioner har egne regler. Mange bestyrelser har desuden en forretningsorden, de selv vedtager.

Typisk står der noget om:

• hvor mange dage før mødet indkaldelse og dagsorden skal sendes ud
• hvornår medlemmerne senest kan få et punkt på dagsordenen
• hvornår der skal indkaldes til et ekstraordinært møde
• hvornår bestyrelsen er beslutningsdygtig
• hvordan og hvornår referatet godkendes

Lukkede punkter – når sagen er fortrolig

Nogle sager må ikke stå i den dagsorden og det referat, forældrene ser. Det gælder især sager om enkeltpersoner: en konkret familie, et barn, en medarbejder eller en ansættelse. Bestyrelsens medlemmer har tavshedspligt om fortrolige oplysninger. I kommunale dagtilbud følger den af forvaltningsloven. I selvejende og private institutioner står den typisk i vedtægten.

• Skriv kun en neutral overskrift i den almindelige dagsorden, fx “Lukket punkt: personalesag”.
• Send bilag til lukkede punkter særskilt og kun til bestyrelsens medlemmer – ikke i en fælles mailtråd.
• Skriv beslutningen i et separat, lukket referat, som kun bestyrelsen har adgang til.
• Er et medlem inhabilt, fx fordi sagen handler om eget barn, deltager det ikke i behandlingen. Skriv det i referatet.

Sådan skriver I et referat, der kan bruges

Et referat skal ikke gengive hele diskussionen. Et beslutningsreferat er næsten altid nok. Skriv for hvert punkt:

• Beslutning: Hvad blev besluttet? Skriv det i én eller to sætninger, så en forælder, der ikke var med, kan forstå det.
• Ansvar: Hvem gør hvad? Skriv navn eller rolle, fx “lederen” eller “formanden”.
• Frist: Hvornår skal det være gjort? En opgave uden frist bliver sjældent løst.

Skriv også, hvem der deltog, og hvem der havde meldt afbud. Skriv aldrig navne eller oplysninger om enkelte børn i referatet. Følg op på opgaverne som et fast punkt på næste møde. Så hænger arbejdet sammen, også når bestyrelsen skifter.

Godkendelse og offentliggørelse

Referatet godkendes enten på næste møde eller på mail inden for en aftalt frist, fx en uge. Skriv i forretningsordenen, hvad I gør. Når referatet er godkendt, gøres det tilgængeligt for forældrene, fx på Aula, opslagstavlen eller institutionens hjemmeside. Mange styrelsesvedtægter stiller krav om det. De lukkede punkter kommer aldrig med.

Vedtager I eller ændrer I et princip efter § 15, så skriv det tydeligt i referatet, og læg princippet ud til forældrene samtidig.

Gratis skabelon: dagsorden og referat

Kopiér teksten, og sæt den ind i jeres eget dokument. Den er gratis og kræver ingen tilmelding.

DAGSORDEN – BESTYRELSESMØDE
[Institution] · [dato] kl. [tid] · [sted / Teams]
Deltagere: [navne]   Afbud: [navne]   Ordstyrer: [navn]   Referent: [navn]

1. Godkendelse af dagsorden
2. Godkendelse af referat fra [dato]
3. Nyt fra lederen (orientering, 10 min.)
4. Nyt fra formanden (orientering, 5 min.)
5. [Sag] – beslutning / drøftelse / orientering
   Fremlægger: [navn]   Tid: [min.]
   Baggrund: [2–3 linjer]
   Forslag til beslutning: [tekst]
   Bilag: [nr.]
6. Opfølgning på opgaver fra sidste møde
7. Lukkede punkter (kun bestyrelsen)
   Lukket punkt: [neutral overskrift]
8. Eventuelt (intet kan besluttes)
9. Næste møde: [dato] – punkter til næste gang

------------------------------

REFERAT – BESTYRELSESMØDE [dato]
Deltagere: [navne]   Afbud: [navne]   Referent: [navn]

Punkt 5: [Sag]
Beslutning: [hvad blev besluttet]
Ansvarlig: [navn/rolle]   Frist: [dato]

Opgaveliste
- [Opgave] – ansvarlig: [navn] – frist: [dato]

Lukkede punkter: Behandlet. Se lukket referat (kun bestyrelsen).
Godkendt: [dato] – på mødet / på mail

Gør det lettere med BarnetsBord

I BarnetsBord laver formanden dagsordenen med forslag fra årshjulet og sender indkaldelsen på mail med kalenderinvitation. Lukkede punkter ses kun af bestyrelsen og kommer aldrig med i referatet til forældrene. Referatet skrives med beslutning, ansvarlig og frist, godkendes og deles med forældrene via et link – og opgaverne følges op på næste møde.

Flere gratis skabeloner

Vejledende indhold – ikke juridisk rådgivning. Tjek altid jeres styrelsesvedtægt og den gældende dagtilbudslov på retsinformation.dk.