Hjælp til BarnetsBord

Åbn Onboarding i menuen. Ruten viser jeres seks starttrin, og det næste skridt står øverst med en knap og en kort forklaring.

1. Udfyld institutionens oplysninger.
2. Invitér bestyrelsen under Profiler & adgang.
3. Opret jeres første møde med dagsorden.
4. Fyld årshjulet, læg dokumenterne ind, og følg beslutningerne til dørs.

Et trin bliver grønt af sig selv, når det er gjort. En skabelon åbner kun en kladde – intet gemmes, før du trykker Gem.

Formanden, lederen eller en administrator inviterer under Profiler & adgang.

1. Tryk + Inviter.
2. Skriv navn og mail, vælg rolle, og skriv, hvornår valgperioden slutter.
3. Vælg, hvilke sider personen har adgang til, og tryk Opret invitation.

Personen får en mail med et sikkert link og vælger selv sin adgangskode. Du kan give en betroet person, fx næstformanden, ret til at styre adgang sammen med dig.

Gå til Møder.

1. Udfyld titel, dato, tid og sted, og vælg deltagerne.
2. Skriv dagsordenen – eller tryk Foreslå punkter fra årshjul og opgaver, så de faste punkter kommer med, og ret dem til.
3. Tilføj eventuelle bilag, og tryk + Opret møde.
4. Tryk Send indkaldelse på mail, når dagsordenen er klar. Du bliver spurgt, før mailen sendes.

Sender du igen, får deltagerne en ny indkaldelse.

Fristerne står i kommunens styrelsesvedtægt og jeres forretningsorden. Under Regler & frister regner BarnetsBord dem ud for hvert møde.

1. Tryk Ret regler, og indtast tallene fra vedtægten og forretningsordenen.
2. Opret møderne under Møder.
3. Se under Kommende frister, hvornår indkaldelse og dagsorden skal ud, og hvornår referatet skal godkendes.

Hverdage tælles uden weekender og helligdage. Kun formanden, lederen og administratorer kan ændre reglerne.

Åbn mødet under Møder. Feltet Klar til mødet? viser fx "7 af 10 klar" og er åbent, når mødet er under 14 dage væk.

1. Se, om indkaldelse og dagsorden er ude til tiden efter jeres forretningsorden.
2. Tjek de faste punkter fra årshjulet, opgaver med frist omkring mødet, principper til revision og høringer, der ikke står på dagsordenen.
3. Tryk Tilføj ud for et punkt, så kommer det nederst på dagsordenen og gemmes straks.

Feltet siger også til, hvis referatet fra sidste møde mangler godkendelse, eller hvis en linje ser fortrolig ud og bør flyttes til et lukket punkt.

Bestyrelsen skriver selv referatet under Referat. Der optages ikke lyd.

1. Tryk Hent dagsorden for at starte fra mødets punkter.
2. Skriv noter under hvert punkt.
3. Tryk Lav referatudkast. Linjer med fx "besluttede" eller "skal" bliver foreslået som beslutninger og opgaver.
4. Ret resumé, beslutninger og opgaver til, og gem referatet i arkivet.

Udkastet laves ud fra jeres egne noter, så læs det altid igennem, før I gemmer.

Når referatet er gemt, ligger det under Til forældrene → Referater til forældrene med status Afventer godkendelse.

1. Tryk Godkend ved referatet.
2. Referatet vises nu for forældrene på forældrelinket – kun resumé og beslutninger.

Har I tavs accept i jeres regler, regnes referatet som godkendt, hvis der ikke er indsigelser inden fristen. Lukkede punkter, noter og udkast vises aldrig for forældrene.

En beslutning beskriver det, I har aftalt. En opgave er den handling, der skal udføres.

1. Tryk Opret beslutninger, opgaver og opfølgning under Referat, når udkastet er rettet til.
2. Eller gå til Opgaver, tryk + Ny opgave, og vælg Opgave eller Opfølgning.
3. Vælg én ansvarlig og en deadline, og angiv beslutningen eller referatet som kilde.

Find opgaverne med søgning, type og status, og afslut dem, når resultatet er på plads.

Forældrebestyrelsen fastsætter principper efter dagtilbudslovens § 15. Gå til Principper.

1. Tryk Brug skabelon eller + Nyt princip, og gem det som Udkast.
2. Sæt princippet på dagsordenen til næste møde.
3. Når det er besluttet, åbner du det og trykker Markér som vedtaget. Vælg beslutningen fra mødet og datoen.
4. Sæt en dato under Revideres senest.

Tryk Udskriv / gem som PDF for at dele de vedtagne principper.

Årshjulet samler bestyrelsens aktiviteter og frister for hele året, så I ved, hvad der kommer, og hvem der har ansvaret.

1. Opret en aktivitet med titel, dato, kategori og ansvarlig.
2. Klik på en måned i hjulet for at se månedens aktiviteter. Klik igen for at se hele året.
3. Gennemgå de næste 60 dage på hvert møde.

Bestyrelsesårets datoer retter du med Ret under overskriften. Årshjulets punkter kan foreslås direkte på dagsordenen under Møder.

Har I allerede et årshjul, laver BarnetsBord det automatisk i appen – I skal ikke taste noget ind igen. Gå til Årshjul, og tryk Brug jeres eget årshjul.

1. Vælg filen: Excel (.xlsx), Word (.docx), CSV (.csv) eller tekst (.txt). Er årshjulet en PDF, et billede eller i Google Docs, så kopiér teksten og sæt den ind i stedet.
2. Skriv én aktivitet pr. linje med dato eller måned først, fx "15/3 Forældremøde" eller "Januar – Budget". Kolonner som Måned, Aktivitet, Ansvarlig og Kategori bliver genkendt.
3. Tjek forhåndsvisningen. Linjer med kun en måned får den 1. i måneden, og alt kan rettes.
4. Tryk Læg aktiviteterne ind. Dubletter og linjer med fejl kommer ikke med.

Gå til Årshjul, og tryk Kopiér til næste år.

1. Vinduet viser bestyrelsesårets aktiviteter med den nye dato – samme dag et år senere.
2. Fjern fluebenet ved det, der ikke skal gentages.
3. Tryk Kopiér. Status bliver Planlagt, og påmindelser følger med.

Det, der allerede står i næste års hjul, springes over. Slutter den ansvarliges valgperiode før den nye dato, fjernes navnet, men rollen bevares, så den nye bestyrelse kan fordele opgaven.

Et lukket punkt bruges til personsager og andet fortroligt. Du tilføjer det i mødeformularen under Møder med + Tilføj lukket punkt.

Lukkede punkter ses kun af bestyrelsen. Suppleanter ser dem ikke, og et medlem, I markerer som inhabil, kan hverken se eller deltage i punktet.

Punkterne kommer aldrig med på forældrelinket, i mails, i det offentlige referat eller i den almindelige eksport. Skriv så lidt som muligt, og aldrig navne på børn.

Den almindelige eksport indeholder aldrig lukkede punkter, referater af lukkede punkter eller ansættelsesforløb. Skal de med, bruger I den fortrolige eksport.

1. Gå til Profiler & adgang, og tryk Eksport.
2. Tryk Fortrolig eksport, skriv en begrundelse på mindst 10 tegn, og bekræft, at filen behandles fortroligt.

Kun formanden, lederen og administratorer kan lave den. Hver fortrolig eksport registreres i loggen med din begrundelse. I har selv ansvaret for, hvordan filen opbevares og deles.

Formanden, lederen og administratorer logger ind med to-faktor. Efter adgangskoden sender vi en 6-cifret kode til din mail.

1. Find mailen fra BarnetsBord – tjek evt. uønsket post.
2. Skriv koden i vinduet. Den gælder i 10 minutter og kan prøves 5 gange.

Har du glemt din adgangskode, så tryk Glemt adgangskode? på login-siden og følg linket i mailen. Adgangskoden skal være på mindst 12 tegn.

Hver bruger har en valgperiode, som formanden, lederen eller en administrator registrerer under Profiler & adgang.

Adgangen lukker automatisk dagen efter, at valgperioden er udløbet. Det, du har lagt ind – møder, referater og beslutninger – bliver liggende til den nye bestyrelse.

Er du genvalgt, skal valgperioden blot forlænges under Profiler & adgang. 12 måneder efter valgperiodens udløb bliver tidligere medlemmers navn og mail anonymiseret.

1. Hold valget under Valg. Når der er talt op, tryk Opret de valgte som medlemmer – de oprettes med den rigtige valgperiode.
2. Vælg formand og næstformand under Profiler & adgang.
3. Formanden, lederen eller en administrator skriver et overdragelsesnotat under Ny i bestyrelsen.
4. Nye medlemmer læser notatet, ser principper, årshjul og åbne opgaver og bekræfter, at de har læst om tavshedspligten.

Afgående medlemmer mister adgangen dagen efter, at deres valgperiode er slut.

Gå til Til forældrene.

1. Formanden eller lederen trykker Slå forældrelink til og Kopiér link.
2. Send linket via Aula, eller læg det på institutionens hjemmeside.

Forældrene ser de vedtagne principper, de godkendte referater, mødekalenderen og de aktiviteter i årshjulet, I har markeret Vis for forældrene – uden login. Lukkede punkter, noter, udkast og dagsordener vises aldrig. Tryk Se siden som forælder for at se præcis det samme. Har linket været delt for bredt, så tryk Lav nyt link – så virker det gamle ikke længere.

Når referatet er godkendt, kan formanden, lederen eller en administrator lave en kort besked til forældrene.

1. Gå til Til forældrene, og tryk Del med forældrene ved referatet. Du kan også åbne referatet under Referat.
2. Ret teksten til. Den har resume, beslutninger, næste møde og linket til forældresiden, hvis det er slået til.
3. Tryk Kopiér, og sæt teksten ind i en besked eller et opslag i Aula – eller tryk Åbn som mail.

Lukkede punkter og noter kommer aldrig med. Nævner teksten en bestemt person eller noget, der ligner et CPR-nummer, skal du bekræfte, at du har tjekket den.

Gå til Arrangementer.

1. Opret arrangementet med dato, tid, sted, tilmeldingsfrist og evt. maks. antal deltagere. Til en arbejdsdag kan du tilføje opgaver med ønsket antal hjælpere.
2. Kopiér linket, og del det med forældrene i Aula.
3. Følg tilmeldte, venteliste og hjælpere, og eksportér listen som CSV.

Forældrene tilmelder sig uden login og skriver kun antal børn – aldrig navne. Navne og mails slettes automatisk 30 dage efter arrangementet.

Under Forældreafstemninger kan bestyrelsen fx spørge forældrene om frokostordningen (dagtilbudsloven § 16 b).

1. Tryk + Ny afstemning, og ret spørgsmål og periode til.
2. Skriv enhederne og antallet af børn – kun antal, aldrig navne.
3. Lederen laver én stemmekode pr. barn og sender dem via Aula eller som sedler med QR-kode. Tryk Åbn afstemningen.
4. Tryk Luk og tæl op, når perioden er slut.

Stemmerne er anonyme, og stemmekoderne slettes, når afstemningen lukkes.

Data gemmes på servere i EU. Server og database ligger i Frankfurt i Tyskland, filer og backup på EU-placering, og mails sendes via Brevo, der er et fransk selskab.

Nogle af leverandørerne er ejet af amerikanske selskaber, og enkelte kan få adgang til oplysninger fra lande uden for EU/EØS, fx ved support og drift. Det sker kun på et gyldigt overførselsgrundlag. Leverandørerne står i listen over underdatabehandlere i databehandleraftalen.

Hver institution er adskilt fra de andre, så en anden institution aldrig kan se jeres data. Rettighederne pr. rolle og side tjekkes på serveren.

Al trafik er krypteret (HTTPS). Logins, eksport, sletninger og ændringer af adgang registreres i institutionens egen log.

BarnetsBord er bygget til at gemme så lidt som muligt om personer.

• Skriv aldrig CPR-numre. Ligner teksten et CPR-nummer, kommer der en rød besked, og serveren afviser det.
• Skriv ikke oplysninger om enkelte børn, familier eller ansatte.
• Upload ikke helbredsoplysninger, ansøgninger, CV’er eller børnelister.

Nævner du helbred, sociale forhold eller strafbare forhold, får du en gul advarsel. Personsager hører hjemme hos lederen og kommunen – skal noget fortroligt drøftes, så brug et lukket punkt.

En del slettes automatisk:

• Tidligere bestyrelsesmedlemmers navn og mail anonymiseres 12 måneder efter, at valgperioden er udløbet.
• Navne og mails fra tilmeldinger til arrangementer slettes 30 dage efter arrangementet.
• Afsluttede ansættelsesforløb slettes efter 30 dage.
• Revisionsloggen slettes efter 12 måneder.

Institutionen eller kommunen er dataansvarlig. BarnetsBord er databehandler og bruger kun oplysningerne til platformens funktioner – aldrig til markedsføring eller salg.

Er institutionen kommunal, er kommunen kunden og dataansvarlig. Er den selvejende eller privat, er det institutionen.

Før I bruger platformen med rigtige data, skal der være underskrevet en databehandleraftale – gerne på kommunens egen skabelon. Vi sender også en sikkerhedsbeskrivelse og en liste over underdatabehandlere.

I kan prøve BarnetsBord gratis i 30 dage. Det dækker et helt mødeforløb.

Prøveperioden stopper af sig selv og bliver aldrig til et betalt abonnement, uden at I selv bestiller det. Der skal ikke bruges betalingskort.

De sidste 10 dage ser formanden, lederen og administratorer en besked øverst i appen om, hvornår prøveperioden slutter. Alt, hvad I har lagt ind, bliver liggende, hvis I fortsætter.

BarnetsBord koster fra 166 kr./md. ekskl. moms ved årlig betaling. Prisen gælder pr. forældrebestyrelse og dækker alle medlemmer, suppleanter og lederen.

I får én faktura om året, betalt forud. Kommuner og andre offentlige kunder får en elektronisk faktura via NemHandel til deres EAN-nummer. Private og selvejende institutioner får fakturaen på mail.

Der er ingen kortbetaling eller månedlige træk. Vil kommunen købe til flere bestyrelser, så kontakt os om en kommuneaftale.

Formanden, lederen eller en administrator bestiller abonnementet i appen.

1. Gå til Profiler & adgang, og vælg fanen Institutionen.
2. Tryk Bliv kunde.
3. Udfyld fakturaoplysningerne – for offentlige kunder også EAN-nummer og evt. ordrereference.

Du får en kvittering på mail, og vi sender fakturaen, når bestillingen er godkendt. Alt, hvad I har lagt ind under prøveperioden, bliver liggende.

Øverst på hver side står knappen Giv feedback. Vælg Forslag, Noget virker ikke eller Ros, skriv et par ord, og send. Siden bliver sendt med, så vi ved, hvor du var.

Under Hjælp & support kan du også oprette en supportsag med kategori, område og op til tre bilag. Du får straks et supportnummer på mail, og vi svarer inden for 1 arbejdsdag her på siden under sagen.

Del aldrig adgangskoder eller loginkoder i en henvendelse.